Always change a running system: 4 Impulse für einen erfolgreichen Wandel

Turbulente Zeiten zwingen Unternehmen oft zum Wandel. Auch uns. Darum wollten wir wissen, wie wir noch besser mit Veränderungen umgehen können. Als hilfreiches Tool dafür haben wir die Prosci-Change-Management-Methode kennen- und schätzen gelernt. Die für uns 4 wichtigsten Impulse daraus stellen wir dir hier vor.

Autorin: Saskia Weigand, Director of People, Organization & Culture / Stefanie Wödl, People Business Partner

„Nichts ist so beständig wie der Wandel”, hat der griechische Philosoph Heraklit gesagt. Das ist heute zutreffender als je zuvor. Unsere Welt ändert sich rasant – zum Guten wie zum Schlechten. Und sobald es uns selbst betrifft, müssen wir uns ändern – wir müssen Strategien finden, mit denen wir uns an neue Umstände anpassen und Neues in unseren Alltag integrieren.

Auch Unternehmen müssen sich ändern – normalerweise tun sie das ständig, um sich dem Markt anzupassen. Aber vor allem in turbulenten Zeiten sind sie gezwungen, ihre Strategie zu überdenken, müssen sich anderen Anforderungen stellen und sich vielleicht sogar neu ausrichten. Auch bei Ladenzeile hat sich viel getan – neue Marktbedingungen hießen für uns, dass wir einiges verändern mussten.

Und wir alle wissen, wie sich das für uns als Mitarbeiter:innen manchmal anfühlt: Die Firma kündigt eine neue Strategie an, Strukturen in Teams ändern sich, Menschen übernehmen andere Aufgaben und wir fragen uns: „Haben wir einen Plan? Ist das sinnvoll? Was war falsch am bisherigen Ansatz? Was bedeutet das für mich persönlich?” Diese Fragen berühren bereits das Kernproblem organisatorischen Wandels: Ein Unternehmen kann nicht einfach auf dem Reißbrett geändert werden – der Schlüssel zum erfolgreichen Change sind immer Menschen. Für den Prozess heißt das: Der Mensch steht immer im Mittelpunkt!

Genau das ist eine der Hauptideen der Prosci-Change-Management-Methode. Es war also sehr passend für uns, dass wir als Teil des von Axel Springer organisierten Diversity & Inclusion Council an einem Training zur Prosci-Methode teilnehmen konnten. Daraus haben wir spannende Impulse mitgenommen, um Change-Prozesse noch besser begleiten zu können. Die vier zentralen Punkte sind für uns:

1. Das Warum beantworten

Die wichtigste Frage, die wir beantworten müssen, wenn wir einen Wandel anstoßen, ist schlicht und einfach: „Warum?” Dadurch bewahren wir uns selbst vor blindem Aktionismus: Wir verändern uns nicht nur deshalb, weil etwas nicht funktioniert, sondern auch, weil wir fest davon überzeugt sind, dass wir etwas konkret verbessern. Nur dann, wenn wir wissen, warum wir etwas tun, können wir es anderen erklären. Und sie so überzeugen, es mitzugestalten.

2. Verantwortlichkeiten aufteilen

Menschen, die einen Wandel aktiv gestalten möchten, verstehen auch das Warum. Wenn wir uns verändern, müssen wir verschiedene Aspekte beachten. Dabei hilft es, Rollen und Verantwortlichkeiten von Anfang an so klar wie möglich zu definieren. Das Prosci-Modell schlägt hierzu vier Rollen vor:

• Sponsor:in – initiiert den Change und stellt sicher, dass der Sinn des Wandels verstanden wird
• People Manager:in – kümmert sich um die Kommunikation und stellt sicher, dass die Anliegen aller wahrgenommen und besprochen werden
• Project Manager:in – verantwortet den organisatorischen Teil des Wandels, wie etwa den Aufbau einer neuen Organisationsstruktur
• Change Manager:in – unterstützt alle genannten Rollen und stellt so sicher, dass der Prozess reibungslos abläuft und vollständig umgesetzt wird

3. Menschen da abholen, wo sie sind

Organisatorische Veränderungen erfordern persönlichen Wandel, der sehr unterschiedlich und in sehr unterschiedlichem Tempo erfolgen kann. Dem Prosci-Modell zufolge durchlaufen Menschen fünf Phasen: Zuerst müssen sie sich der Notwendigkeit für einen Wandel bewusst werden. Zweitens müssen sie daran teilhaben wollen. Im dritten Schritt müssen sie wissen, wie sie sich verändern können. Und sie müssen viertens in der Lage sein, die gewünschten Fähigkeiten und Verhaltensweisen umzusetzen. Im letzten Schritt brauchen Menschen Bestärkung, damit sie sich diese Veränderungen zur Gewohnheit machen.

So weit, so einleuchtend. Wichtig ist hierbei: Wenn wir wollen, dass ein Change-Prozess erfolgreich ist, müssen wir die Menschen da abholen, wo sie sind und sie dabei unterstützen, den nächsten Schritt zu gehen. Es ist nicht möglich eine Phase zu überspringen – nur dann, wenn wir allen ausreichend Zeit geben, jede einzelne Phase durchzumachen, können wir uns erfolgreich verändern.

4. Den Weg bis zum Ende gehen

Etwas Neues zu beginnen ist oft sehr aufregend: Wir sind inspiriert, motiviert und glauben an unsere Idee. Den neuen Weg bis zum Ende zu gehen, ist manchmal der schwierigere Teil – wir verlieren die Richtung, müssen Hindernisse wegräumen, Dinge unterwegs anpassen und es fällt uns nicht immer leicht, motiviert zu bleiben. Um das Ziel zu erreichen, das wir uns zu Beginn gesteckt haben, müssen wir drei Phasen durchlaufen:

• Vorgehen vorbereiten: Auswirkungen, Ansatz und Art der Umsetzung definieren
• Veränderungen managen: Planen und umsetzen, was vorbereitet wurde; Leistungen beobachten; wenn nötig, Maßnahmen anpassen
• Ergebnis sichern: Leistungen überprüfen, nachhaltigen Wandel sicherstellen, Verantwortung übertragen

Nur dann, wenn wir alle Phasen durchmachen, wird der Change-Prozess erfolgreich umgesetzt und führt zu einer neuen Normalität. Es bewahrt uns außerdem davor, dass Menschen aufgrund zu vieler unvollendeter Änderungen veränderungsmüde werden.

Mein Tipp für Change-Prozesse

Das Training zur Prosci-Methode war für uns spannend und wertvoll. Aus unserer eigenen Erfahrung möchten wir dir noch folgenden Tipp mitgeben:

Es ist extrem wichtig und hilfreich, nicht nur in der eigenen kleinen Bubble zu agieren, sondern sich auch immer einen frischen Blick von außen einzuholen. Genau das konnten wir mit unseren Kolleg:innen aus dem Netzwerk von Axel Springer: Wir haben laufende Projekte besprochen, Tipps ausgetauscht und so von der Erfahrung unserer Kolleg:innen profitiert. Scheue dich also nicht davor, andere um ihre Einschätzung zu bitten und eine neue Perspektive einzunehmen. So wird dein Change-Prozess ein Erfolg – fürs Unternehmen genauso wie für alle Beteiligten!